Il settore degli eventi fieristici è stato, certamente, uno di quelli maggiormente colpiti dalla pandemia del 2020. Per lunghissimo tempo gli operatori MICE (Meetings, Incentive, Congress, Events) sono stati costretti a fermare qualsiasi attività lavorativa e ad annullare gli appuntamenti già programmati a causa dell’aggravarsi delle restrizioni dovute al Covid-19.
Nell’ultimo anno, però, tutto è tornato a muoversi e gli eventi sono ripresi a spron battuto, coinvolgendo un gran numero di personale per recuperare il terreno perduto.
Oggi ricominciare e con il sorriso è la prerogativa per tutti!
E chi meglio di una hostess può rappresentare il volto accogliente e sorridente di ogni evento che si rispetti? Ma non una hostess qualsiasi, bensì una hostess ECM. Scopriamo qual è la differenza con il suo omonimo tradizionale e che compiti ha!
Chi è e cosa fa una hostess ECM?
Iniziamo dall’acronimo: ECM sta per Educazione Continua in Medicina e indica uno specifico congresso rivolto a medici generici o specialisti, farmacisti, infermieri, organizzato da società scientifiche o case farmaceutiche per fare formazione in modo costante.
Un evento ECM viene solitamente organizzato in grandi città o in location abituali, come sale conferenze di Hotel o Pala Congressi, ed è tenuto da uno o più professionisti che si avvalgono del supporto di hostess per l’accoglienza e l’assistenza degli ospiti.
Una hostess ECM, dunque, è una figura prettamente congressuale, molto simile alle tradizionali, ma con qualche mansione in più.
Quali compiti svolge?
Prima di parlare di mansioni, è fondamentale possedere un grande requisito: la puntualità. Questo tipo di eventi, spesso molto grandi, necessita della presenza dell’hostess in netto anticipo sull’orario di inizio, così da conoscere il relatore e gli organizzatori e accordarsi anticipatamente in merito al coffee break o alla pausa pranzo.
La hostess ECM si occuperà dell’allestimento sala posizionando il materiale (ad es. block notes, penne, opuscoli etc), i cavalieri segnaposto e controllando che non manchi dell’acqua.
In prossimità dell’orario di inizio del congresso, l’hostess si posiziona al desk di accoglienza, registrando gli arrivi e le presenze. Se previsto, preparerà e consegnerà i questionari di valutazione ai presenti.
Durante lo svolgimento del convegno, l’hostess deve rimanere a disposizione del relatore e dei partecipanti per qualsiasi tipo di assistenza. Tra i compiti previsti ci sono: passare il microfono tra gli ospiti durante gli interventi, accompagnare i partecipanti nei luoghi di ristoro per il coffee break o la pausa pranzo, essere pronta in ogni momento a fornire le giuste informazioni.
Al termine dell’evento, l’hostess dovrà redigere gli attestati di partecipazione e consegnarli ai medici, al fine di ottenere i crediti ECM. Inoltre dovrà gestire il flusso in uscita e ritirare le schede di valutazione consegnate, nonché supportare i relatori nello smistamento di tutta la documentazione per chiudere l’evento.
Insomma, possiamo dire che una hostess ECM è più di una hostess con mansioni diverse, è una vera figura specializzata, richiesta per le sue responsabilità nei grandi eventi del settore medico!
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